Cómo un equipo de licitaciones públicas recuperó el 50% de su tiempo operativo
El caso Siemens × monico
En los procesos de licitación pública, el tiempo no se pierde de una sola vez. Se consume de manera progresiva, distribuido en tareas repetitivas, validaciones cruzadas, búsquedas de información y coordinaciones internas que se multiplican a lo largo de cada procedimiento.
Cada licitación pública puede involucrar más de 40 documentos distintos, cientos de páginas y la participación simultánea de varias áreas internas. Bases, anexos técnicos, formatos administrativos, juntas de aclaraciones, garantías, propuestas técnicas y económicas. Todo debe estar completo, vigente y presentado correctamente dentro de plazos estrictos.
En este contexto opera el área de Ofertas de Siemens Healthineers, que gestiona entre 180 y 250 licitaciones públicas al año. A ese volumen, el desafío principal es sostener la operación diaria con control y consistencia, evitando que el tiempo del equipo quede absorbido por la complejidad administrativa.
Dónde se concentra el tiempo en una licitación pública
El consumo de tiempo en una licitación no se concentra en una sola etapa. Aparece a lo largo de todo el ciclo del proceso.
El primer punto crítico es el análisis de bases. No se trata de un único documento, sino de un conjunto de archivos que pueden superar fácilmente las 300 o 400 páginas. Los requisitos técnicos, administrativos y legales suelen estar distribuidos en distintos anexos, lo que obliga al equipo a leer, releer y contrastar información para identificar qué es obligatorio, qué es excluyente y qué requiere aclaración.
Luego aparecen las juntas de aclaraciones. Cada ronda introduce nuevas respuestas, precisiones o modificaciones que impactan sobre lo ya analizado. En licitaciones reales, es habitual participar en más de una junta, cada una con decenas de preguntas y respuestas que deben incorporarse correctamente a la propuesta.
El armado de la propuesta suma otra capa relevante de trabajo. Formularios repetitivos, documentación legal recurrente, certificados con vigencia, cartas firmadas, garantías y anexos técnicos específicos. En licitaciones de tamaño medio, una sola propuesta puede reunir 50 documentos distintos, todos con requerimientos formales estrictos.
A esto se agrega la coordinación entre áreas internas: técnica, legal, financiera, administrativa y dirección. Gran parte del tiempo se destina a validar versiones, consolidar información y preparar reportes manuales para dar visibilidad sobre el estado del proceso.
El efecto acumulado del trabajo repetitivo
Cuando una organización participa en decenas o cientos de licitaciones públicas al año, este esquema genera un efecto acumulativo claro. Las tareas administrativas y de coordinación absorben una proporción significativa del tiempo del equipo, mientras que el espacio para análisis profundo y toma de decisiones se reduce.
Además, la tasa de éxito habitual en licitaciones públicas suele ubicarse entre 10% y 30%. Esto implica que una parte importante del tiempo invertido no se traduce en contratos adjudicados, aun cuando el esfuerzo previo haya sido completo y riguroso.
En este contexto, optimizar el uso del tiempo operativo se vuelve un factor clave para sostener volumen sin aumentar desgaste ni estructura.
Recuperar tiempo a través de una gestión end-to-end
La adopción de monico por parte de Siemens estuvo orientada a reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y de coordinación, manteniendo el rigor propio de los procesos de licitación pública.
monico es una plataforma de gestión de licitaciones públicas que permite trabajar el proceso de forma end-to-end, conectando el análisis de bases, las juntas de aclaraciones, la documentación, el seguimiento y el reporteo dentro de un mismo entorno. En la práctica, esto facilita centralizar información, mantener contexto entre etapas y reducir reprocesos manuales.
Como resultado, el equipo identificó un ahorro de hasta un 50% del tiempo operativo, especialmente en actividades como:
identificación de requerimientos en documentos extensos,
revisión de aclaraciones y su impacto en la propuesta,
control y armado de documentación recurrente,
preparación de reportes internos.
El tiempo como variable estratégica en licitaciones públicas
En licitaciones públicas, el tiempo impacta directamente en la calidad de la propuesta, en la capacidad de análisis y en la consistencia del proceso a lo largo del año. Gestionarlo mejor no implica acelerar sin control, sino reducir fricción y repetir menos trabajo.
Al permitir trabajar el proceso de forma integrada y con mayor visibilidad, monico aporta una manera más eficiente de gestionar licitaciones públicas de alto volumen. El resultado no es solo ahorro de horas, sino mayor control sobre cómo se utiliza el tiempo del equipo en uno de los procesos más exigentes del negocio.
