Simplificar la gestión de licitaciones a escala: el caso Siemens × monico
La gestión de licitaciones públicas es uno de los procesos más exigentes dentro de una organización. Requiere precisión documental, coordinación entre múltiples áreas y cumplimiento estricto de plazos y requisitos formales. A medida que el volumen de licitaciones crece, también lo hacen la complejidad operativa, la carga cognitiva del equipo y la presión por mantener consistencia en cada procedimiento.
En organizaciones grandes, el desafío pasa por coordinar cientos de decisiones, documentos y tareas distribuidas a lo largo de semanas, muchas veces con información que se publica en distintos momentos y formatos. En ese contexto, simplificar la gestión se vuelve una necesidad estratégica, especialmente cuando la licitación representa una fuente crítica de ingresos.
El área de Ofertas de Siemens Healthineers opera exactamente en ese escenario. Su equipo gestiona entre 180 y 250 licitaciones públicas al año, un volumen que exige orden, visibilidad y una forma de trabajo capaz de sostener escala sin perder control.
En este contexto, monico se posiciona como una plataforma especializada en la gestión end-to-end de licitaciones públicas, diseñada para conectar todas las etapas del proceso dentro de un único entorno operativo, potenciado por inteligencia artificial aplicada de forma práctica y trazable.
La complejidad cotidiana de licitar a gran escala
Cada licitación implica analizar bases extensas, anexos técnicos, criterios administrativos, aclaraciones posteriores y fechas clave que se actualizan constantemente. A esto se suma la participación de distintas áreas internas —ofertas, legal, compliance, técnica y management— que deben trabajar de forma coordinada bajo tiempos ajustados.
En este escenario, una parte significativa del esfuerzo del equipo se concentra en tareas operativas: identificar requerimientos relevantes, validar documentación, consolidar información dispersa y asegurar que cada entrega cumpla con lo solicitado. Los procesos existen y están definidos, pero suelen estar fragmentados en múltiples herramientas, documentos y flujos paralelos, lo que incrementa el costo de coordinación y eleva la carga operativa.
A medida que el mercado crece y aumenta la cantidad de oportunidades, esta dinámica se intensifica. El volumen de licitaciones avanza más rápido que la capacidad de absorción del equipo, y cada nuevo proceso agrega presión sobre calendarios, revisiones y reportes internos.
Simplificar el proceso de licitaciones con monico
Frente a este escenario, Siemens avanzó hacia un enfoque orientado a simplificar la gestión del proceso licitatorio. El objetivo fue reducir fricción operativa, centralizar información y lograr una visión integral del ciclo completo de cada licitación.
La implementación de monico se desarrolló como un trabajo colaborativo entre ambos equipos, permitiendo adaptar la plataforma a la dinámica real del área de Ofertas. El valor central estuvo en contar con una plataforma de gestión integral de licitaciones públicas, donde cada etapa del proceso —desde el análisis inicial hasta el seguimiento— se encuentra conectada dentro de un mismo sistema.
Este enfoque end-to-end permitió trabajar sobre el proceso completo, evitando cortes entre etapas y reduciendo el esfuerzo necesario para coordinar información distribuida.
Un enfoque end-to-end que conecta todo el ciclo
A diferencia de soluciones parciales que resuelven únicamente la búsqueda de oportunidades, la gestión documental o el análisis aislado de información, el valor de monico está en conectar el proceso completo de licitación dentro de un único entorno operativo.
Documentos, requisitos, tiempos, decisiones y estados conviven en un mismo sistema, accesible para todo el equipo. Esta visión integral facilita la coordinación interna, reduce tiempos dedicados a búsquedas y validaciones manuales, y mejora la claridad sobre prioridades y próximos pasos.
La generación de reportes y el seguimiento del estado de cada licitación pasan a realizarse directamente desde la plataforma, fortaleciendo la visibilidad tanto para el equipo operativo como para managers y responsables de toma de decisión.
Durante este proceso, Siemens destacó el acompañamiento recibido por parte del equipo de monico, reportando 100% de satisfacción con el soporte durante la implementación.
Resultados observados en la operación diaria
Desde la adopción de monico, el equipo de Ofertas identificó mejoras concretas en su forma de trabajar:
Comunicación interna más clara
Mayor visibilidad de calendarios y tiempos de participación
Ahorro significativo de horas de trabajo
Mejor control de KPIs
Mayor visibilidad para managers
Mejora en el hit rate de las ofertas
Uno de los indicadores más relevantes fue el ahorro de hasta un 50% del tiempo operativo, especialmente en tareas rutinarias como análisis documental, identificación de requerimientos y reporteo interno.
Este tiempo liberado permitió que el equipo se enfocara con mayor profundidad en actividades de análisis y decisión, manteniendo la misma estructura operativa.
El impacto desde la experiencia del equipo
El efecto de la plataforma se resume en una frase compartida por el equipo de Siemens:
“Monico es el integrante del equipo que está para solucionar tu trabajo rutinario.
Más datos, mayor ayuda.”
La tecnología pasó a cumplir un rol operativo constante dentro del flujo de trabajo, acompañando al equipo en cada etapa del proceso licitatorio.
Simplificar para sostener escala
La gestión de licitaciones públicas continúa creciendo en volumen, exigencia y complejidad. En este contexto, simplificar el proceso no implica reducir rigor, sino operar con una visión integral, conectada y bajo control del ciclo completo de la licitación.
Más que una herramienta puntual, monico funciona como un modelo operativo para la gestión de licitaciones públicas a escala. Al centralizar información, reducir fricción y conectar etapas, permite que los equipos trabajen con mayor previsibilidad, claridad y foco estratégico.
Cuando la gestión está simplificada y gobernada de punta a punta, la licitación deja de ser una fuente constante de tensión operativa y se convierte en un proceso preparado para crecer con la organización.
